Aufzeichnungspflichten und Rechnungsmerkmale

1. Aufzeichnungspflichten (Grundaufzeichnungen)

Im Zuge von Betriebsprüfungen kommt es immer wieder zu Diskussionen, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind. Die Finanzbehörden sehen umfassende Verpflichtungen.

Insbesondere folgende Aufzeichnungen sind zu führen, aufzubewahren (grundsätzlich 7 Jahre) und im Rahmen einer Betriebsprüfung (wenn möglich elektronisch) vorzulegen (fett angemerkt sind jene Aufzeichnungen, die in der Praxis besondere Probleme bereiten können):

  • Grundbuch (Journal)
  • Hauptbuch
  • Sachkonten
  • Nebenbücher
    • Anlageverzeichnis
    • Materialbuchhaltung (Wareneingangsbuch)
    • Kassabuch
    • Kundenkonten
    • Lieferantenkonten
    • Lohnkonten
  • Inventuren (inkl. Zählliste)
  • Losungsermittlungen
    • Indirekte Losungsermittlung: Berechnung der Losung und des Kassenstandzählprotokolls für jeden Tag
    • ACHTUNG: die klassische eindimensionale „Stricherlliste“ ist ebenso wie die Stock- und Standverrechnung nicht zulässig!!!
    • Paragons
    • Registrierkassenstreifen
    • „Schmierzetteln“, die zum Zahlungseingang oder zur Rechnung führen (z.B. Kellnerzetteln oder Notizen)
  • Belege, insbes
    • Eingangsrechnungen
    • Ausgangsrechnungen
    • Lieferscheine (Ausgangs- und Eingangsrechnungen)
    • Bankauszüge
  • Unternehmensspezifische Unterlagen (z.B. Preislisten)
  • Vertreterabrechnungen
  • Sonstige Unterlagen, zB
    • Verträge
    • Gesellschafterbeschlüsse
    • Subventionszusagen
    • Klagen
    • Gerichtsurteile
    • Schadensmeldungen  

Das Finanzamt ist zur Schätzung im Falle eines mangelhaften Rechungswesens berechtigt. Folgende Mängel können bestehen:  

Formelle Mängel

  • Fehlen von Belegen
  • Fehlen oder Vernichtung von Grundaufzeichnungen, zB
    • „Schmierzetteln“
    • Angebote – auch wenn sie nicht zu einem Auftrag geführt haben
    • Lieferscheine, Skizzen und Stundenaufzeichnungen, auf denen für die Rechnungsstellung relevanten Daten aufgezeichnet werden
    • Registrierkassenstreifen
    • sonstige Abrechnungsbelege zur Kontrolle der Einnahmen
  • Nicht chronologische Eintragungen im Kassabuch
  • Radierbare Eintragungen (z.B. Kassabuchführung mittels excel oder Bleistift)
  • Nachtrag von Tageslosungen Vorsicht bei verdeckten Kassafehlbeträgen
    Beispiel:

    Kassa:
    Anfangssaldo      2.000,00
    Losung                8.000,00 (Einnahmen des ganzen Tages)                       
    Ausgaben            6.000,00 (Einzahlung lt. Beleg 8 Uhr früh)
    ---------------------------------
    Endstand             4.000,00
     
  • mehrfache oder hohe Kassenfehlbeträge
  • Unleserliche Korrekturen von Grundaufzeichnungen
  • unrichtige oder unvollständige Erfassung der Inventurbestände
  • Fehlen von Inventuren und Journalen
  • verspätete Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten erst im Zuge der Bilanzerstellung
  • Unterbleiben der Buchführung bei einem zur Bilanzierung verpflichteten Unternehmer

Materielle Mängel

Eine an sich formell ordnungsmäßige Buchhaltung schützt nicht vor einer Schätzung, wenn begründete Zweifel an der sachlichen Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen bestehen:

  • Nichtführen von Kassaaufzeichnungen
  • Nichtbuchung einzelner Geschäftsvorfälle („Schwarzumsatz“)
  • Unvollständige Erfassung des Wareneinkaufes („Schwarzeinkäufe“)
  • Vortäuschung aufgenommener Darlehen
  • Nicht gedeckte Lebenshaltungskosten    

2. Ausstellung von Rechnungen (aus umsatzsteuerlicher Sicht)

Die folgenden Merkmale sind verpflichtend auf Rechnungen anzugeben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Leistungserbringung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
  • Entgelt (netto, ohne Umsatzsteuer)
  • Steuersatz (10%, 12%, 19% oder 20%, in Fällen einer Steuerbefreiung ein Hinweis, dass für diese Leistung eine Steuerbefreiung gilt)
  • auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
  • Ausstellungsdatum
  • fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird
  • UID des leistenden Unternehmers
  • bei Rechnungen über EUR 10.000 (brutto, einschließlich Umsatzsteuer) UID des Leistungsempfängers  

Rechnungen, deren Gesamtbetrag EUR 150 (brutto, einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt („Kleinbetragsrechnungen“), haben mindestens folgende Angaben zu enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Leistungserbringung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
  • Steuersatz
  • Ausstellungsdatum  

Rechnungen, die nicht alle Merkmale umfassen, berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug: in einer Betriebsprüfung drohen Nachzahlungen.  

Für Rückfragen steht Ihnen Ihr Betreuer sehr gerne zur Verfügung.

Download als pdf